Portal Biura - prosta komunikacja biura rachunkowego z klientem

Portal Biura to wygodna aplikacja webowa, będąca miejscem kontaktu klienta z biurem rachunkowym. Jest w pełni zintegrowana z programami księgowymi, wykorzystywanymi w biurach rachunkowych – Rewizorem i Rachmistrzem GT oraz nexo.

Aplikacja oferuje dwie usługi: Dokumenty oraz Raporty. Obie gwarantują szereg praktycznych funkcji, zarówno dla biur, jak i ich klientów i mogą być wykorzystywane niezależnie od siebie. Sprzedaż obu usług rusza 23 września 2020 r.

Co zyskasz jako biuro rachunkowe?

Korzystając z Portalu Biura błyskawicznie wczytasz odebrane dokumenty do swojego programu księgowego oraz szybko wyślesz klientom raporty finansowo-księgowe. Ponadto poinformujesz ich o nadchodzących terminach podatkowo-składkowych, konieczności dostarczenia istotnych dokumentów, rozliczeniach czy wysyłce raportów. Sam decydujesz o formie powiadomienia, które otrzymuje klient – mogą to być maile lub SMS-y. Dodatkowo zyskujesz stały wgląd w wysłane danemu klientowi raporty, zebrane w jednym miejscu, dzięki czemu możecie je wspólnie analizować w dowolnej chwili. To znacząca oszczędność czasu, zarówno dla samego biura, jak i dla jego klientów.

Dokumenty

Dzięki usłudze możesz:

1. Automatycznie pobierać przesłane przez klienta dokumenty do programów księgowych.
2. Wygodnie przeglądać je wszystkie w jednym miejscu.
3. Łatwo wprowadzać otrzymane dokumenty do użytkowanego systemu.
4. Automatycznie wczytywać dane z faktur (OCR) – aplikacja sama rozpoznaje dane z przesłanego dokumentu, takie jak numer dokumentu, data, kontrahent czy kwota z tabeli VAT, a następnie przenosi je na zapis księgowy podczas jego dodawania.
5. Automatycznie informować klienta o postępie prac nad danym dokumentem.

Raporty

Dzięki usłudze możesz:

1. Publikować raporty finansowo-księgowe.
2. Wygodnie przeglądać wysłane klientowi raporty.
3. Ustawiać automatyczne powiadomienia (mail lub SMS, wybór należy do Ciebie) dla klientów o nadchodzących terminach podatkowo-składkowych, konieczności dostarczenia dokumentów, rozliczenia się z biurem, wysyłki raportów lub odrzuceniu przesłanych dokumentów (i konieczności ich poprawy).

Co zyskasz jako klient biura

Portal Biura pozwala błyskawicznie wysyłać dokumenty do biura rachunkowego, także w formie pliku PDF lub zdjęcia zrobionego za pomocą smartfona, a następnie na bieżąco analizować postęp prac nad nimi. W razie błędu na dokumencie otrzymasz jego zwrot z odpowiednią adnotacją, dzięki czemu będziesz mógł szybko nanieść niezbędne poprawki. Przygotowane przez biuro dane raportowe są do Twojej dyspozycji o każdej porze, a o nadchodzących terminach i czynnościach podatkowo-składkowych przypomni Ci automatyczne powiadomienie, wysyłane mailem lub SMS-em.

Dokumenty

Dzięki usłudze możesz:

1. Błyskawicznie przesyłać do biura rachunkowego poprzez chmurę zdjęcia dokumentów (np. zrobione za pomocą smartfona) oraz dokumenty w formacie PDF.
2. Wyczerpująco opisywać przesyłane dokumenty.
3. Śledzić postęp pracy nad dokumentami.

Raporty

Dzięki usłudze możesz:

1. Wygodnie przeglądać dane raportowe, udostępniane przez biuro rachunkowe: 
   
   - podsumowanie Twojej ewidencji VAT oraz zapisów szczegółowych sprzedaży i zakupu, 
   - podsumowanie Twoich ksiąg rachunkowych, w tym również ich poszczególne zapisy (dla księgowości uproszonych),
   - podsumowanie Twoich rozliczeń wraz ze szczegółami zobowiązań i należności,
   - wynagrodzenia Twoich pracowników,
   - podsumowanie zobowiązań wobec instytucji prawnych oraz Twoich pracowników, wraz z danymi niezbędnymi do wykonania przelewów.
   
   
2. Sprawnie operować na udostępnionych przez biuro raportach – filtrować, wyszukiwać oraz sortować, a dla wnikliwszej analizy – eksportować dane (do formatu csv) lub wydrukować je.
3. Monitorować nadchodzące terminy ustawowe oraz te wynikających z umowy z biurem (np. termin dostarczenia dokumentów, termin rozliczenia z biurem).
4. Otrzymywać powiadomienia o nadchodzących czynnościach poprzez SMS lub pocztę email.

Ile to kosztuje

Biura rachunkowe mogą kupić i udostępnić swoim klientom jedną lub obie funkcjonalności Portalu Biura (Raporty i Dokumenty) – na 1, 3 lub 12 miesięcy. Portal Biura objęty jest dodatkowym abonamentem – odrębnym od abonamentu do użytkowanego programu.

Dokumenty InsERT nexo/InsERT GT – Cennik

Wielkość pakietu (liczba stron)	1 miesiąc	3 miesiące	12 miesięcy
500	99	-	-
1 000	189	249	299
2 000	299	349	499
5 000	499	599	699
10 000	-	999	1199

 

Raporty InsERT nexo/InsERT GT – Cennik

Wielkość pakietu (liczba podmiotów)	1 miesiąc	3 miesiące	12 miesięcy
50	49	129	399
Paczka dodatkowa 50	30	78	238

Ceny zł netto 

Cennik nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu art. 66, par. 1 Kodeksu cywilnego.

 

Zasady licencjonowania

Zasady licencjonowania usługi Dokumenty

1. Usługa licencjonowana jest na liczbę stron do przesłania.
2. Klient może wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie – w pakiecie dostaje darmową paczkę 50 stron.
3. Usługa sprzedawana jest w pakietach stron z określonym okresem ważności (1, 3 lub 12 miesięcy).
4. Jeżeli w trakcie trwania usługi zostanie wykorzystany cały pakiet stron, to klienci biura rachunkowego będą mogli logować się do udostępnionej usługi i przekazywać dokumenty (które biuro odbierze po opłaceniu usługi) tylko do terminu, który wystąpi wcześniej: data wykorzystania limitu + 1 miesiąc lub data wygaśnięcia usługi.
5. Po wykorzystaniu pakietu biuro rachunkowe otrzyma listę wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez klienta biura, natomiast będzie miało podgląd i będzie mogło pracować tylko na dokumentach, dla których starczyło kredytów z pakietu.
6. Usługa może być rozszerzana o pakiety stron, np.500/1000/2000/5000/10000.
7. Pakiety stron zostaną przyporządkowane do okresów – 1, 3 lub 12 miesięcy.
8. Wybrany okres (1, 3 lub 12 miesięcy) określa ważność usługi od momentu zakupu wybranego pakietu stron. Jeżeli więc w trakcie trwania 12-miesięcznego pakietu dokupiony zostanie np. pakiet 1-miesięczny, którego data wygaśnięcia jest krótsza niż data większego, wcześniej kupionego pakietu, to nie wydłuża on ważności całej usługi.
9. Jeśli wykupienie kolejnego abonamentu następuje po wygaśnięciu poprzedniego, niewykorzystane strony przepadają.

Zasady licencjonowania usługi Raporty

1. Usługa licencjonowana jest na liczbę podmiotów.
2. Klient może wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie.
3. Po bezpłatnym okresie usługa będzie przedłużana na 1, 3 lub 12 miesięcy.
4. W momencie przedłużania klient wybiera jeden z dostępnych pakietów podmiotów, np. 50/100/150/200/250/300/350/400/450/500.
5. Jeżeli usługa ma być wykupiona dla większej liczby podmiotów, niż określona w najniższym pakiecie (50 podmiotów), to cena pakietu liczona jest jako suma ceny pakietu podstawowego oraz suma cen odpowiedniej liczby wymaganych rozszerzeń, np. dla Pakietu 100 = cena za 50 podmiotów (podstawa) + cena rozszerzenia (50 podmiotów).
6. W trakcie trwania usługi klient ma możliwość przejścia na wyższy pakiet podmiotów, a cena liczona jest jako iloczyn miesięcy do wygaśnięcia usługi, liczby rozszerzeń (o 50 podmiotów) oraz ceny rozszerzenia za okres 1 miesiąca.
7. Jeżeli w trakcie trwania usługi następuje przedłużenie z określeniem wyższego pakietu, to obowiązująca usługa również zostaje zwiększona do tego samego zakresu, za co klient płaci jak przy rozszerzeniu.

Źródło; https://portalbiura.pl/ ; https://www.insert.com.pl/aktualnosci/informacje/2020/portal_biura.html